Begrepsapparat og prosjektmodell

Prosjekter etableres for å produsere noen mest mulige veldefinerte resultater som noen har behov for. Prosjektmetodikken PLP (ProsjektLederProsessen) definerer et prosjekt til å være «en tidsavgrenset oppgave med en definert målsetting, avtalt budsjettramme og ressursbruk. For hvert prosjekt opprettes en prosjektorganisasjon som er ansvarlig for prosjektets gjennomføring og leveranser».

Prosjekter gjennomføres ofte parallelt med den løpende driften i linjeorganisasjonen. Mange prosjektdeltakere har både prosjektoppgaver og driftsoppgaver samtidig. Da kan det være utfordrende å få ressurskabalen til å gå opp. I slike tilfeller er god planlegging og forankring viktig; prosjektet må ha klare roller for deltakere både i og utenfor prosjektorganisasjonen. PLP ivaretar dette.

For å lykkes med prosjektarbeid, må de involverte ha nødvendig prosjektkompetanse og være enige om en konkret prosjektmetodikk. PLP beskriver en prosjektmetodikk som har vist seg anvendbar i mange ulike prosjekter.

Viktige prinsipper for et godt prosjekt er:

• Ledelsen i basisorganisasjonen er tydelige bestillere

• Resultatfokus

• Personlig ansvar

• Forpliktende og avtalt samspill i prosjektet og med oppdragsgiver

• En felles og standardisert metodikk som sikrer kvalitet i planlegging, organisering og oppfølging og som de involverte har god kjennskap til.

Et sentralt element i PLP er faseinndeling. Det vil si at utviklingen skjer skrittvis gjennom tre faser: Forstudie, Forprosjekt og Hovedprosjekt. Hver fase gjennomføres som et selvstendig prosjekt.

Rett fase velges ut fra modenheten i prosjektet. Enkelte ganger er det behov for å gjennomføre en forstudie for å få et bedre beslutningsgrunnlag om hvilke ideer, muligheter og konsepter som lar seg realisere. Andre ganger kan man gå i gang med et forprosjekt direkte dersom vurderingen er at forstudieprosessen allerede er gjennomført. I forprosjektet vurderes forhold som kostnader, lønnsomhet, gjennomføringstid og risiko knyttet til det mest foretrukne realiseringsalternativet.

Etter både forstudie og forprosjekt har man et beslutningspunkt hvor prosjekteier må ta stilling til om man skal gå videre med prosjektet eller om det skal avsluttes. Det vil være like legitimt å avslutte et prosjekt underveis i prosessen som å gjennomføre alle faser. På denne måten sikres eierskap til prosjektene og ressursene konsentreres om de beste.

Leveransen fra prosjektet gir grunnlaget for å høste gevinster. Gevinster er enhver nytteverdi som prosjektet gir, for eksempel ressursbesparelser, kvalitetsforbedringer eller økt inntjening. I alle prosjekter bør det foreligge planer for hvordan gevinstene skal realiseres.

Prosjektmodellen i PLP kan illustreres som følger: